Es poco frecuente que las palabras “amigo” y “reloj” aparezcan juntas en la misma frase, pero no es imposible que suceda. Como seres humanos, con nuestras virtudes y defectos, tendemos a olvidarnos del tiempo como un recurso a tener en cuenta. Más evidente se hace cuando nos fijamos en situaciones relativas al trabajo, en la vida personal también sucede pero no tiene el mismo coste.
¿Alguna vez has quedado con alguien a las 12 y has empezado a prepararte con menos tiempo del necesario? Como decía, en la vida personal el coste es mucho menor que en la profesional, ya que olvidarse el perfume o el paquete de pañuelos no tiene el mismo impacto que llegar con una presentación pobre o estadísticas no concluyentes por falta de tiempo en la preparación.
No vamos a entrar en la procrastinación, eso será tema de otra entrada, vamos a abordar el por qué las cosas se retrasan cuanto más tiempo tenemos y cómo evitarlo.
EL SÍNDROME DEL CONSULTORIO
He buscado este término y no lo he encontrado, así como tampoco he encontrado nada semejante pero le he dado este nombre porque el ejemplo se ajusta bastante al concepto que quiero explicar y puede ayudar a recordarlo.
Es muy habitual que en un consultorio médico se asignen citas con un margen de tiempo igual en todos los casos, independientemente del paciente, su dolencia o la complejidad del caso. Pongamos que este lapso es de 10 minutos y el horario de consulta comprende 5 horas. En total tendremos 30 pacientes para nuestro ejemplo.
En teoría, el tiempo extra que dediquemos a unos se compensará con el ganado con otros de menor complejidad, pero esto es sólo teoría, la realidad es que los pacientes del inicio de la jornada obtendrán un tiempo extra independientemente de su necesidad y los del final serán atendidos con menos margen o incluso serán “despachados”. Esto sucede por dos razones fundamentales, la primera es la Ley de Parkinson y la segunda es que los problemas futuros no existen para la mente humana. Puede que estés pensando que esto sucede el primer día, quizá el primer mes, pero que con el tiempo y los errores acabaremos aprendiendo. Déjame decirte que esto no es así, el hecho de que mañana me pueda ocurrir lo mismo es un problema futuro y la mente no lo contempla, por lo que si actuamos de forma instintiva nos sucederá lo mismo de manera sistemática.
Sólo la mente analítica, la parte racional de nuestro cerebro, es capaz de entender el problema con datos del pasado y buscar soluciones mediante patrones y reglas que puede aplicar en un hipotético “futuro”, aquí es donde podemos incidir, en lo que haremos la siguiente vez (que volverá a ser el presente para entonces, de ahí las comillas) que se nos presente la misma situación (por eso lo de hipotético). Es importante hacer estas distinciones porque uno de los motivos de fracaso asegurado es olvidar que el cerebro no entiende de futuro, sólo de presente y pasado, por eso cuando cambiamos un patrón y lo aplicamos (presente) debemos recordar las nuevas reglas (pasado).
Analicemos qué está sucediendo en nuestro cerebro en cada momento para dar con la fórmula que evite esto para siempre.
El primer error es considerar el horario de consulta como un todo. Si hacemos esto, nuestro subconsciente va a interpretar que tenemos 5 horas para nuestro primer paciente en lugar de los 10 minutos que tiene asignados, por lo que, si hemos acabado dedicando 20 minutos a esta primera persona, nuestro subconsciente lo tendrá como un éxito porque nos han sobrado 4 horas y 40 minutos cuando en realidad ¡hemos dedicado el doble! Pero no debemos olvidar que nuestra mente instintiva no “ve” el problema puesto que pertenece al futuro, al paciente número 30 de la lista, que ahora ya no tiene tiempo, pero el segundo, que es nuestro presente, tiene más de 4 horas y media, así que no es un problema.
Esto va a seguir sucediendo hasta que nuestra mente se percate de este desastre, que será cuando llevemos, por ejemplo, la mitad del tiempo consumido pero nuestra lista de pacientes en la sala de espera no lleve el mismo ritmo. En este punto vamos a cambiar nuestra actitud para evitar que esto siga sucediendo y dedicar el tiempo establecido a cada paciente, que sigue sin ser la solución porque el retraso ya está acumulado, y este es el segundo error. La mente sigue sin detectar el problema futuro, algo inherente que ya hemos visto, ya que en nuestro presente seguimos teniendo 10 minutos para el paciente siguiente.
Llegados a este punto vamos a ir más al grano, menos prolegómenos, menos divagaciones y más acción. Ahora los pacientes ocupan sus 10 minutos y parece que todo está bajo control, pero cuando queda una hora y salimos a por el paciente siguiente… sorpresa, ¡quedan más de 6 pacientes!
Ya no es un problema futuro, ahora somos realmente conscientes de que 12 pacientes en una hora nos deja un margen de 5 minutos por paciente, algo insuficiente a todas luces, así que nuestra actitud cambia de nuevo y empezamos a despachar a los pacientes de forma apresurada, especialmente a los últimos…
Por suerte esto no sucede de forma tan exagerada en la vida real, el médico sacrifica parte de su tiempo personal para atender con cierta calidad a los pacientes en lugar de despacharlos para cerrar la consulta a su hora, pero no deja de ser cierto que los primeros gozan de cierta calma y los últimos sufren cierta premura cuando son atendidos. Si no me crees, pide cita en días diferentes con el mismo médico a primera hora de su turno y a última, verás qué cambio. Esta flexibilidad y altruismo por parte del médico ocurre porque somos seres humanos y tenemos una cierta moralidad para con otros seres humanos, pero cuando son temas, asuntos, puntos a tratar en reuniones o tareas, la cosa cambia.
Analiza lo que acabas de leer cambiando los pacientes por los puntos del orden del día de una reunión de trabajo y divide la duración de la reunión entre los puntos a tratar… ¿Cuántas veces te ha pasado lo mismo? ¿Cuántas veces has tratado el punto 1 de 6 en la primera media hora de reunión, el 2 en los 15 minutos siguientes y los otros cuatro casi mientras cierras el portátil y abandonas la sala para ir a otra reunión?
La solución más eficaz que he puesto en práctica desde que soy consciente de esto es la siguiente:
No tengo una reunión de una hora, tengo seis reuniones de 10 minutos, cada una con su título, así mi mente se centra en el presente y ve el problema de que la reunión de 10 minutos se alargue. Sólo una norma: si se acaba el tiempo, este punto se aplaza a una nueva reunión o se cancela/aplaza una de las reuniones siguientes de 10 minutos la agenda, pero el tiempo de los demás puntos no se mueven si no hay acuerdo de todos los asistentes. No hay nada más frustrante en cualquier reunión que preparar una intervención de 10 minutos y que al final nos queden 2 minutos porque los que iban delante se excedieron de tiempo
La clave es darle consciencia a la parte inconsciente y no convertir el problema del futuro en algo borroso que no tiene nada que ver con nuestro “yo” de ahora. La magia radica en que esto se puede aplicar en una reunión de una hora, en un día de trabajo cualquiera, en un proyecto completo o en un viaje de vacaciones en familia, deja de pensar que tienes todo el tiempo para hacer todo, divide el tiempo en parcelas lógicas para ser capaz de llegar a todo sin dejarte la vida en el intento. Pruébalo, verás que el reloj puede ser un gran amigo y un perfecto aliado